9 Conseils pour planifier un regroupement familial sur un budget

Il y a plusieurs décennies, la plupart des réunions de famille, sinon toutes, se tenaient à la maison. Chacun apportait un plat et des histoires à partager, et on se passait un chapeau pour couvrir les dépenses minimales pour les assiettes en papier et les serviettes.

Si de nombreuses familles aiment toujours se réunir chez quelqu’un pour une réunion, les familles optent de plus en plus pour des réunions plus somptueuses. Certaines sont des séjours de plusieurs jours en camping dans des caravanes et des tentes, d’autres ont lieu sur des bateaux de croisière ou dans des stations balnéaires. Il y a des budgets détaillés à établir, des tombolas à organiser, et des t-shirts et des tasses à café portant l’emblème de la famille à vendre. Peu importe que votre réunion soit simple ou somptueuse, sa planification demande beaucoup de travail et peut coûter très cher si vous n’y prenez pas garde.

Avant d’en faire trop et de finir par planifier un événement auquel personne ne peut se permettre d’assister, voici quelques moyens de planifier une réunion amusante et abordable.

Organiser une réunion familiale à un prix raisonnable

Quand il s’agit de vos retrouvailles, voulez-vous que tout le monde se réunisse chez papa et maman et apporte un plat à partager ? Devriez-vous essayer d’organiser une réunion de famille “de vacances” dans un centre de villégiature ? La réunion sera-t-elle un après-midi ou un événement de trois jours ?

Il est facile de se sentir submergé par les détails lorsqu’on planifie une réunion de famille. Alors, procédons étape par étape.

1. Commencer les préparatifs le plus tôt possible

Planifier une réunion de famille demande du travail, et ce n’est certainement pas quelque chose que l’on peut faire à la dernière minute. L’idéal est de commencer à planifier un an à l’avance, ce qui vous laissera tout le temps nécessaire pour choisir une date et un lieu qui conviendront aux horaires et aux budgets de chacun. En planifiant tôt, vous aurez également la possibilité de négocier les meilleurs tarifs pour les hôtels, les fournisseurs et les activités.

Vous devez également obtenir à l’avance un décompte du nombre de personnes susceptibles de participer. En ayant une estimation approximative avant de planifier, vous gagnerez du temps lors de la recherche de lieux. Par exemple, si votre réunion compte 300 (ou plus) participants possibles, vous ne perdrez pas de temps à rechercher les pavillons des parcs nationaux qui n’accueilleront que 100 personnes.

N’oubliez pas que, selon la période de l’année, vous pourriez avoir à faire face à une certaine concurrence pour l’espace des lieux de réunion. Par exemple, la plupart des mariages ont lieu en été ou en automne. Les remises de diplômes ont lieu au début de l’été et les fêtes de fin d’année en décembre. En planifiant tôt, vous êtes sûr de pouvoir réserver le lieu que vous souhaitez au moment où vous le souhaitez.

2. Créer une page Facebook de réunion de famille

Planifier une réunion de famille signifie communiquer avec des dizaines, voire des centaines de personnes. Cela peut rapidement se transformer en cauchemar pour l’organisation, car vous discutez tous des dates, des lieux et des activités possibles par courrier électronique ou par téléphone. Cela peut également s’avérer coûteux si vous décidez d’envoyer des invitations officielles accompagnées de cartes RSVP.

Gagnez du temps et de l’argent en regroupant toutes vos communications sur une page Facebook consacrée aux réunions de famille. Vous pouvez rendre cette page privée afin que seuls les membres du groupe puissent voir les messages. C’est un excellent moyen de partager les détails de la prochaine réunion et d’obtenir l’avis de chacun sur ce qu’il aimerait faire. Consultez l’AARP pour un article utile sur la façon de créer un groupe familial sur Facebook.

Si vous êtes responsable de la planification, pensez à penser comme un spécialiste du marketing. Votre objectif est de faire participer le plus grand nombre de personnes possible afin que le coût global par personne diminue. Faites de votre mieux pour planifier des activités amusantes et créer un buzz afin que plus de gens veuillent venir.

3. Parlez ouvertement du budget avec les membres de la famille

Même la plus simple des réunions de famille peut coûter plusieurs centaines de euros, et la plupart finissent par en coûter plusieurs milliers ou plus. Vous êtes peut-être responsable de la planification, mais cela ne signifie pas que vous êtes prêt – ou capable – de payer la facture. Alors, qui va payer ?

Vous ne pouvez pas parler de coûts si vous n’avez pas d’abord une idée du type de réunion que vous voulez organiser. Vous voulez une réunion de bricolage dans un parc régional où chacun apporte un plat à partager, ou une réunion plus somptueuse sur un bateau de croisière ou dans un ranch de mecs ou un centre de villégiature tout compris ? Votre réunion comptera-t-elle 20 ou 200 participants ?

Commencez par régler les détails de base, puis vous pourrez commencer à établir un budget pour l’événement. Considérez toutes les dépenses que vous êtes susceptible d’engager, puis ajoutez un coussin de 5 à 10 % pour tenir compte des coûts imprévus.

4. Préparez un plan pour la collecte de fonds

La prochaine étape consiste à déterminer comment financer vos retrouvailles, et il y a plusieurs pistes à envisager.

Vous pouvez demander à chaque famille ou participant de faire un don d’un montant fixe pour couvrir les frais de la réunion. Cet argent doit être versé sur un compte bancaire que vous ouvrez avec un autre membre de la famille, idéalement pas un membre de votre famille proche. Gardez les dépôts et les dépenses aussi transparents que possible, peut-être avec un récapitulatif mensuel du budget que vous envoyez à tout le monde par voie électronique.

Vous pouvez également collecter de l’argent lors de la réunion elle-même. Demandez aux participants d’apporter des produits faits maison tels que des desserts, du pain et des confitures pour les vendre aux autres membres de la famille, tous les bénéfices servant à couvrir les frais de la réunion. Vous pouvez également faire tirer au sort des articles donnés, tels que :

• Photos de famille anciennes restaurées et encadrées
• Un livre de cuisine maison rempli de vieilles recettes de famille
• Un arbre généalogique
• Un album de famille
• Œuvres d’art originales ou autres œuvres faites à la main
• Meubles anciens

Une tombola peut permettre de récolter beaucoup d’argent, et tous les articles resteront dans la famille. Un tirage au sort d’un héritage familial peut être une excellente option pour les membres de la famille qui réduisent leurs effectifs pour passer à une vie assistée.

Certaines familles collectent de l’argent pendant leurs réunions en fournissant de la nourriture gratuite mais en gérant un bar payant et en vendant de l’eau et des boissons gazeuses. Pour ce faire, vous devrez demander un permis de vente d’alcool d’une journée dans la ville où vous organiserez l’événement. Faites d’abord vos recherches ; certaines villes n’accordent une licence d’un jour qu’à des groupes spécifiques, tels que les organisations religieuses, les associations à but non lucratif ou les groupes d’anciens combattants, politiques, éducatifs ou sportifs. Faites votre demande le plus tôt possible, car le traitement des demandes peut prendre au moins deux semaines.

5. Demander un dépôt

Une fois que vous avez établi un budget approximatif, il est essentiel de demander à chaque famille de verser un dépôt non remboursable dans un délai précis. Lorsque vous déterminez le montant, prenez en considération la situation financière de chaque famille et envisagez d’autoriser des versements mensuels si nécessaire.

Il est important de demander un dépôt non remboursable aux membres de la famille pour plusieurs raisons. Tout d’abord, cela vous permet de disposer de fonds pour effectuer des achats et verser des dépôts aux vendeurs et aux établissements. Elle vous aide également à déterminer qui va réellement venir ; une fois qu’une famille s’est engagée financièrement à assister à la réunion, elle est beaucoup moins susceptible de faire marche arrière à la dernière minute.

Pour suivre les paiements, utilisez un service en ligne permet à votre famille de s’inscrire à la réunion, de payer ses arrhes ou ses frais de participation, et même de faire des dons supplémentaires. Le site vous permet également d’envoyer des sondages et des enquêtes, de faire un arbre généalogique et de créer facilement un buzz autour de l’événement en utilisant les médias sociaux.

6. Envisager des dates hors saison

Bien sûr, il serait amusant de tenir une réunion de famille dans une station de ski en janvier ou sur une belle plage des Grands Lacs à la mi-juin. Mais vous paierez le prix fort si vous restez pendant la haute saison d’un endroit.

De nombreux endroits baissent leurs prix de 50 % ou plus pendant la basse saison, alors envisagez de séjourner dans cette station de ski en juin ou dans cette maison de plage du nord en décembre. Vous économiserez de l’argent tout en ayant beaucoup à faire. Par exemple, la plupart des stations de ski disposent de kilomètres de pistes de randonnée et de pistes cyclables, ainsi que de piscines et d’événements planifiés. Les promenades sur une plage d’hiver sont belles et rafraîchissantes, et la plupart des plages du nord sont vacantes pendant les mois d’hiver, vous aurez donc la rive pour vous.

7. Demandez les tarifs de groupe pour les gîtes de caractères et chambres d’hôtel

Il est fort probable que votre famille soit dispersée dans tout le pays, ce qui signifie que vous aurez besoin de chambres d’hôtel, et en grand nombre. L’un des meilleurs moyens d’économiser sur les chambres d’hôtel lorsque vous planifiez une réunion de famille est de demander un tarif de groupe, qui peut vous faire économiser jusqu’à 50 % ou plus sur le prix des chambres. Toutefois, il faut négocier pour obtenir une réduction importante pour les membres de la famille qui habitent en dehors de la ville.

Tout d’abord, faites vos devoirs. Renseignez-vous sur les tarifs des hôtels locaux et dressez la liste des prix pratiqués par chaque hôtel pour une chambre type, ainsi que des équipements dont vous bénéficiez pendant votre séjour. Ensuite, assurez-vous de connaître le nombre de chambres dont vous aurez besoin, ainsi que les dates fermes d’arrivée et de départ.

Lorsque vous appelez, demandez à parler au responsable ; un représentant des réservations type n’aura probablement pas le pouvoir de négocier des tarifs de groupe. Faites-lui savoir le nombre de chambres dont vous avez besoin et quand vous en avez besoin.

Certains gestionnaires peuvent vous demander quel est votre budget. Ils utilisent souvent ce numéro comme point de départ pour les négociations. Dans la mesure du possible, gardez cela pour vous ; vous pourriez obtenir un prix inférieur si le responsable ne connaît pas votre fourchette de prix. Une façon polie de dissimuler cette information est de dire : “Nous sommes encore en train de discuter avec différents membres de la famille pour trouver un prix que tout le monde peut se permettre”. Assurez-vous de leur faire savoir que vous faites vos courses ; vous pourriez obtenir un tarif plus bas s’ils savent que vous appelez d’autres hôtels.

Notez le nom de chaque gérant ainsi que son offre, et faites-leur savoir la date à laquelle vous prendrez votre décision finale. À cette date, rappelez chaque gérant, remerciez-le pour son temps et faites-lui part de votre décision. C’est une simple courtoisie. Il y a aussi une petite chance qu’ils vous fassent une offre moins élevée pour attirer votre entreprise si vous leur dites que vous avez décidé de réserver ailleurs.

8. Envisagez une croisière en famille

Étonnamment, un bateau de croisière tout compris peut être un lieu idéal pour les réunions de famille, et ce pour plusieurs raisons.

Les bateaux de croisière peuvent accueillir des personnes aux budgets très variés. Par exemple, les membres d’une famille dont le budget est plus serré peuvent souvent obtenir une chambre pour 89 euros par nuit, tandis que ceux dont le revenu disponible est plus élevé peuvent opter pour des chambres plus luxueuses.

Les croisières permettent également d’éviter la plupart des stress liés à la planification. La nourriture et les activités sont prises en charge par le personnel. Vous pouvez prendre votre petit-déjeuner ou votre dîner ensemble dans l’un des nombreux restaurants ou salles à manger, puis planifier diverses activités amusantes à faire pendant la journée. Vous pouvez visiter le spa avec votre tante, regarder vos enfants et leurs cousins jouer ensemble au parc aquatique, ou assister à un spectacle avec votre grand-père. Vous n’avez pas à vous soucier de l’organisation de votre réunion, ni à vous occuper vous-même de la plupart des tâches culinaires, ni à planifier une “journée familiale” pleine d’activités différentes. Tout ce que vous avez à faire, c’est de vous présenter.

Un autre avantage de l’organisation d’une réunion de famille sur un bateau de croisière est que tout le monde bénéficie de vraies vacances tout en reprenant contact avec des personnes qu’ils n’ont probablement pas vues depuis des années, voire des décennies.

Bien que les vacances en croisière tout compris soient pratiques et amusantes, elles peuvent aussi être coûteuses. Même si vous obtenez un bon prix pour votre chambre, il est important de garder à l’esprit que ce n’est que le début des dépenses que vous et les membres de votre famille devrez engager.

Par exemple, les taxes et les frais de port peuvent ajouter de 100 à 200 euros au prix de votre billet. Vous devrez payer un billet d’avion pour aller et venir de la ville portuaire, ainsi qu’un service de taxi ou de voiture de l’aéroport au port lui-même. Si vous vous rendez au port en voiture, vous paierez généralement 15 à 20 euros par jour pour le stationnement.

Si votre forfait croisière n’est pas tout compris, vous devrez payer la nourriture et les boissons, qui peuvent rapidement s’accumuler. Par exemple, une boisson alcoolisée typique coûte de 7 à 10 euros ou plus sur un bateau de croisière, avec un pourboire de 15 à 18 % en plus. De nombreuses compagnies de croisières ajoutent également un pourboire quotidien à votre facture finale, qui atteint aujourd’hui 23 euros par personne et par jour pour la plupart des grandes compagnies de croisières.

Comme vous pouvez le constater, le prix de votre chambre n’est que la partie visible de l’iceberg – et n’oubliez jamais que le prix de la chambre est par personne. Il est essentiel que vous vous renseigniez sur le coût réel d’une croisière par personne et par jour afin que les membres de votre famille puissent décider s’ils peuvent se le permettre.

9. Envisagez un parc régional

Si l’organisation d’une réunion de famille sur un bateau de croisière est hors de portée pour vous et votre famille, une autre option consiste à organiser une réunion dans un parc local ou régional. Vous pouvez louer un pavillon, qui est souvent équipé d’un gril à charbon de bois, pour 50 à 100 euros par jour.

Certains grands parcs proposent des chalets modernes ou rustiques à louer. En général, un chalet “moderne” a l’eau et l’électricité, alors qu’une cabine “rustique” n’en a pas. La location d’une cabane pour les membres d’une famille vivant en dehors de la ville peut être moins coûteuse que la location d’une chambre d’hôtel, et la cabane peut offrir un espace tranquille pour que les enfants ou les personnes âgées puissent se reposer pendant la journée.

Certains parcs proposent également la location de grandes cabanes ou de pavillons. Ceux-ci peuvent coûter plusieurs centaines de euros par nuit, mais si trois ou quatre familles séjournent dans un même bâtiment et se partagent les frais, cela peut être très abordable.

Avant de réserver une cabine ou un pavillon, assurez-vous de demander où se trouvent les toilettes publiques les plus proches, ainsi que l’emplacement d’autres installations, telles qu’une plage, une aire de jeux, une piscine ou un quai de pêche. Si un membre de votre famille utilise un fauteuil roulant ou un déambulateur, demandez-lui quels sont les obstacles éventuels qui pourraient rendre sa présence plus difficile. De nombreux parcs disposent désormais de cabines, de pavillons et d’aires de jeux spécifiques “sans obstacle”.

Évitez d’accueillir votre réunion de famille lors d’un jour férié important, comme le 14 juillet ou la fête du travail ; les parcs régionaux facturent leurs droits les plus élevés à ces dates. Vous devez également réserver les chalets et les pavillons le plus tôt possible, car de nombreux parcs régionaux réservent des mois, voire un an, à l’avance.

Si les parcs peuvent constituer un excellent choix, pensez à ces autres lieux pour des retrouvailles à un prix abordable :

• Un zoo
• Un parc à thème
• Un terrain de camping ou un parc de caravanes
• Une église, une conférence religieuse ou un centre de retraite
• Une fête foraine
• Un lac ou une plage locale

Autres moyens de réduire les coûts

Il existe de nombreux autres moyens de rendre votre réunion de famille abordable, notamment les suivants.

• Économisez sur les photos. Au lieu d’engager un photographe, demandez à un membre de votre famille de remplir ce rôle. Envisagez de renoncer à leurs frais de participation, ou même de leur donner un appareil photo numérique, s’ils acceptent de photographier l’événement et d’organiser les photos par la suite.
• Économisez sur la musique. Si votre réunion se déroule dans une grande salle de banquet, demandez à un membre de la famille ayant un penchant pour la musique de jouer le rôle de DJ. Là encore, pour les inciter, proposez à leur famille de renoncer aux frais de participation à l’événement.
• Économisez sur l’hébergement. Envisagez de louer plusieurs maisons de vacances dans un lieu de divertissement, par exemple à la plage ou à la montagne, et demandez à chaque famille de partager les frais à parts égales. Vous pourrez tous cuisiner à la maison, ce qui peut réduire de 30 % ou plus le coût de votre réunion, et vous aurez de nombreuses tables autour desquelles vous pourrez vous réunir et discuter.
• Faites des économies sur la nourriture. La nourriture est une dépense énorme lors des réunions. Simplifiez-vous la vie en installant un bar et en laissant chacun préparer ses propres repas. Par exemple, vous pouvez installer un bar à sandwich avec toutes les garnitures créatives que vous pouvez imaginer. Un bar à tortillas, un bar à hamburgers, un bar à tacos et un bar à glaces sont également des succès garantis.